Списание служебной машины и затрат на нее

Перед тем, как списывать автомобиль в утиль, следует закрыть по нему все долги. В первую очередь, рассчитаться по налогам, в которые входит не только транспортный и экологический, но и начисления НДС, НДФЛ на расходуемый ресурс. Так, списание служебной машины настолько же важно, как полное списание горюче-смазочных материалов, на которых она ездила. Рассмотрим в этой статье и другие обязательные моменты. Например, личное использование служебного авто.

Составление нормативного акта и путевого листа

Притом, что половину суток человек находится за рулем служебного авто, у него уже не остается времени на пользование личным. Да и во многих случаях оно ему не нужно. Поэтому ведущим менеджерам или начальству как бонус полагается пользование служебной машиной без списания ее в утиль. Страдает от этого только, бухгалтер, который должен правильно оприходовать расходы топлива и амортизацию транспортного средства.

Положительный вариант – оформление внутреннего приказа о том, что сотрудник может пользоваться служебным транспортом. В приказе должен расписаться и сам сотрудник, принимая на себя материальную ответственность, права и обязанности по эксплуатации транспорта. Разумеется, нормативный документ не должен противоречить действующим федеральным законам и судебному порядку разрешения споров.

Когда придет пора списать служебную машину, тогда тот же самый сотрудник, который ответственен за нее, должен будет относить документы в МРЭО с тем, чтобы авто выписали с учета. Что касается путевого листа, его заполнять необходимо только при перевозке грузов либо пассажиров. Так того требует приказ Минтранса от 18 августа 2008 года за номером 152. То есть, если шофер сам себя катает, строго отчитываться по путевому листу нет смысла. Перед тем, как списать служебную машину, анализируют содержание путевых листов и сверяют с показаниями спидометра. Хотя это, в первую очередь, делается для самого предприятия и его бухгалтерии, чтобы удобнее было считать расходы топлива.

Рекомендации по оформлению путевых листов имеются в том же Приказе Минтранса. Форма их не должна быть какой-то особенной, но должна помогать считать затраты на горюче-смазочные материалы и не делать их спорными.

Осмотры перед тем, как списать служебную машину

Техосмотр проводится обязательно и в первую очередь, с целью подтвердить моральный и физический износ транспортного средства, чем подписать ему приговор на утилизацию. Регулярные осмотры перед рейсами и перед продажей следует также производить на основании ФЗ-196 от 10 декабря 1995 года «О безопасности дорожного движения». Притом именно водитель отвечает за то, чтобы осуществить беглый осмотр перед каждым рейсом. Когда же осуществляется списание старого авто, к оценке привлекаются независимые эксперты, а осмотр должен производиться на СТО.

Как списывают затраты на служебную машину?

Расходы, которые влечет организация при обслуживании автомобиля, включают:

• Расходы на ГСМ;
• Оплату услуг механиков при проведении техосмотра;
• Страховка автомобиля;
• Покупка запчастей и ремонт;
• Аренда гаража и прочие.

Обычно водитель в курсе расходов, и их ему возмещают, но только на основании предоставленных накладных, чеков и других доказательств. Это нужно учитывать при обращении в бухгалтерию.